ÁREAS DE MEJORA EN EL TRABAJO
¿Qué es un área de mejora?
Un área de mejora hace referencia a aquella actividad o
grupo de actividades que no se realizan de manera eficaz o eficiente. Ante esta
situación, se debe tratar de encontrar el modo de ejecutar nuestras tareas
diarias de una manera más fácil, mientras hacemos uso de nuestro tiempo de
forma más inteligente y efectiva.
Un ejemplo muy simple de un área de mejora puede ser el cómo
leemos nuestros emails. Puede que todas las mañanas te sientes a leer tus
correos electrónicos al llegar a la oficina y les dediques media hora. ¿Y si
hubiera una manera más eficiente de utilizar este tiempo y poder hacerlo en
cinco minutos? Esto se considera un área de mejora.
1.
Gestiona
tu tiempo
Esta
es una de las cosas a las que debemos prestar más atención en nuestro día a
día. ¿Cuántas veces llegas al trabajo por la mañana y piensas que tienes todo
el día para realizar tus tareas, y luego acabas tu jornada laboral teniendo aún
mil cosas por hacer? Esto se debe a que no gestionamos nuestro tiempo de manera
efectiva.
Uno
de los sistemas que podemos utilizar para mejorar esto es el de planificar
nuestro día por bloques. Pueden ser bloques de una hora, de dos, o de 30
minutos. Prioriza lo que mejor se adapte a tus necesidades y a tus tareas
diarias. Si tienes que presentar un informe el viernes, no lo dejes para el
jueves a última hora. Dedícale una hora al día y luego céntrate en otra cosa.
De esta manera, mejorarás tu productividad y evitarás aburrirte o agobiarte.
2.
Cambia
tu mentalidad laboral
Aquella
persona que está más horas en el trabajo no tiene por qué ser la mejor. A
menudo, nos quedamos hasta tarde porque nuestros colegas o superiores alargan
su jornada. Esto no es eficiente y, además, es una pérdida de dinero y
recursos. Tu rendimiento no debería ser evaluado con base en las horas que
pasas en tu escritorio.
Tu
éxito lo definirá el cumplimiento de los objetivos que te marques o que te sean
marcados. De nada sirve que estés trabajando diez horas si no se refleja en tu
desempeño. Por ello, es mejor que te centres en planificar y llevar a cabo tus
tareas en el tiempo debido y en mantener tu motivación para poder disfrutar de
tu trabajo, ya que, al fin y al cabo, es donde pasas la gran mayoría de tu
tiempo. Esto marcará una enorme diferencia en tu satisfacción laboral.
3.
Escucha
de manera activa
No
es lo mismo oír que escuchar y, en muchas ocasiones, eso es lo que hacemos.
Oímos para dar una respuesta, en lugar de escuchar para atender. Es importante
que intentemos captar el significado del mensaje que alguien nos quiere hacer
llegar, evitando así el fracaso del proceso comunicativo.
Por
ejemplo, si vendes carros, trata de centrarte en lo que te pide el cliente, no
en el hecho de que quieres vender un auto y acabar cuanto antes para poder
vender la mayor cantidad posible. Esto también te ayudará a la hora de crecer
en tu puesto laboral.
Aunque
hablemos del ámbito laboral, la escucha activa es algo que deberíamos poner en
práctica en todos los aspectos de nuestras vidas, ya que nos ayudará a mejorar
y será más fácil llevarlo a cabo en cualquier situación.
4.
Planifica
La
planificación te ayudará a aumentar tu productividad, un área que tiende a
necesitar mejoras a menudo. Organizando tu día y lo que quieres hacer por
adelantado, serás capaz de ahorrar tiempo y esfuerzo.
A
pesar de que pueda parecer pesado, en realidad, planear por adelantado no te
tomará más de 10 minutos a la semana. Esta labor te ayudará a visualizar tu
semana de manera global y evitarás las distracciones y la procrastinación entre
tarea y tarea. Además, te facilitará las cosas a la hora de jerarquizar
prioridades.
5.
Automatiza
todo lo que puedas
Esta
es otra de las claves en las que te puedes centrar para mejorar en el trabajo.
Las nuevas tecnologías nos facilitan esta tarea de una manera excepcional.
Quizás tengas que dedicar algo de tiempo a descubrir cuáles son todas las cosas
que puedes automatizar y a cómo llevarlas a cabo, pero te ahorrará mucho tiempo
en tu día a día.
Hoy
en día, existen un sinfín de herramientas en línea para mejorar la
productividad. Esto te ayudará a hacer las cosas en menos tiempo y te dejará
más espacio para centrarte en los objetivos que quieres cumplir.
6.
Aprende
de las personas que trabajan junto a ti
En
ocasiones, somos afortunados de poder trabajar con gente que tiene puestos
similares al nuestro, que llevan en la empresa más tiempo que nosotros o que
tienen más experiencia laboral. Aprovecha esta oportunidad para poder aprender
de ellos y de cómo realizan sus tareas diarias, sobre todo si reciben cumplidos
o elogios a menudo en referencia a su rendimiento. Observa sus procesos o
pídeles ayuda si crees que te pueden enseñar una forma más fácil o eficaz para
llevar a cabo tus tareas.
7.
Ordena
tu lugar de trabajo
Mantener
tu puesto de trabajo organizado es importante, ya que mejorará tu productividad
y concentración y te ayudará a enfocarte en lo que debes sin generar
distracciones. Esto debería aplicarse tanto a tu escritorio físico como al
virtual.
Además,
mantener tus cosas de una manera ordenada te ahorrará tiempo en general cuando
necesites encontrar algún papel u objeto de manera rápida.
8.
Establece
objetivos SMART
El
método SMART es aquel que nos permite fijar objetivos que sean fáciles de
entender y alcanzar. Se basa en establecer metas que sean específicas,
medibles, alcanzables, relevantes y temporales. La fijación de estos objetivos
facilitará la tarea tanto de la persona que los establezca como de la que los
tiene que cumplir, en caso de que necesites fijar metas para el equipo del que
seas responsable.
9.
Dedícate
a una cosa a la vez
A
veces, podemos llegar a concebir la multitarea como un superpoder, pero la
verdad es que, en la gran mayoría de los casos, es una debilidad. Creemos que
somos capaces de hacer varias cosas a la vez, pero siendo realistas, ¿cuántas
de esas cosas con las que hacemos juegos malabares realizamos bien?
En
realidad, no podemos dedicar toda nuestra atención a algo cuando intentamos
hacer dos o más cosas a la vez. Es mucho más efectivo centrarse en terminar una
tarea antes de empezar con otra. De esta manera, no solo finalizarás más
rápido, sino que, probablemente, cometerás menos errores.
10.
Pide
retroalimentación y utilízala para mejorar
Es
difícil identificar un área a mejorar si no pedimos retroalimentación para
poder aplicarla en nuestras tareas diarias. Muchas empresas han incorporado
reuniones bianuales o anuales para poder trabajar con sus empleados en áreas en
las que mejorar.
Es
importante que prestes atención a las críticas constructivas que te ofrecen,
que preguntes sobre lo que tengas dudas y que implementes estas sugerencias en
tu día a día para mejorar tu rendimiento en el trabajo. Estos consejos no solo
te servirán para mejorar, sino que también te darán pistas sobre lo que busca
tu superior para poder convertirte en un profesional indispensable en tu
empresa.
Ahora
que conoces más sobre las áreas de mejora en el trabajo, identifica aquellas
que necesitas impulsar y adopta los hábitos necesarios para llevar tu desempeño
laboral al siguiente nivel.
